Por María del Carmen Betancourt Iriarte
Otawa fue el espacio donde, por vez primera, fue hecha la convocatoria por un grupo de expertos del Consejo Internacional de Archivos y el Archivo Nacional de Canadá para lograr uniformidad en las normas para la descripción de documentos de archivo y donde se establecieran puntos de interconexión entre la unidad de análisis de los especialistas y los gestores documentales.
En 1992 se aprueba en Madrid la Declaración de principios de descripción archivística y la elaboración del primer borrador a la primera edición de la norma de descripción, presentándose más tarde en el XII Congreso Internacional de Archivos, realizado en Montreal, este mismo año. El documento enfatizaba la necesidad de describir todas las etapas del documento y los datos contenidos en los mismos. La Comisión tenía una visión poco extensa y con un objetivo muy limitado que consistía en normalizar la descripción de los documentos, inmediatamente después que estos fueran seleccionados y organizados.
Sugiriendo, además que la norma debía acentuar el concepto de fondo, entendido como la unidad más amplia de descripción, en el principio de respeto a los mismos y con el precepto de lo general a lo especifico con carácter jerárquico.Sin embargo, los especialistas australianos discreparon en cuanto la distinción otorgada a los fondos y que la representación estuviera dirigida a las transferencias documentales y de estas hacia los archivos históricos. En 1993, en Estocolmo se reúne la comisión evaluadora de la norma y la decisión fue abandonar la Declaración de principios y continuar con el proyecto normativo inicial.
La riqueza normativa generada de los diferentes encuentros que, a posteriori, se realizaron sirvió de plataforma para el conjunto de normas descriptivas con las que hoy cuentan los archiveros para el tratamiento documental. De manera que las diferentes clasificaciones por tipologías de documentos indican, qué es lo urgente y necesario conocer en cada caso, dando fortaleza al procesamiento para una posterior búsqueda y recuperación de la documentación, expresión de cumplimiento al principio por excelencia de la Archivística e Información Científica, la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.
Entre las normas más representativas de la Archivística se encuentran las que dicta el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se encuentran las siguientes para comentar: La ISAD-G (General International Standard Archival Description), su primera edición el 1994 y al año siguiente editada por el Ministerio de Cultura de España, con la misión de la descripción jerárquica de agrupaciones de documentos de archivo.
En el 1996, se editaba la ISAAR (International Standard Archival Autority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families), publicada en 1997, también por el Ministerio de Cultura de España. Con ella se regulan los registros de autoridad, instituciones, familias y personas que de igual manera se relacionan con la descripción documental, se dimensiona la relación basada en la descripción por separado de las entidades documentales y sujeto productor, creando enlaces entre ellos, a través de aplicaciones informáticas. Es importante indicar que en este caso se aprecia la adaptación de esta norma a las de biblioteca, con el control de autoridades (nombre de personas, instituciones, etc.) obligatorio en el Procesamiento Analítico-Sintético (PAS) de la información.
En ambas normas ISAD-G e ISAAR fueron sometidas a un fuerte comité crítico y de análisis durante un largo periodo por parte de la comunidad archivística. Más tarde y entrando al siglo XXI, en el 2000, en la segunda edición de la ISAD-G incorporando importantes cambios en los objetivos y estructura informativa. Se publicó este mismo año en el XIV Congreso internacional e archivos, evento celebrado en Sevilla. La ISAAR en 2004 que se enriquece con nuevos aportes inscritos en la relación de registros de autoridades y las entidades documentales siguiendo el modelo entidad-relación.
Es meritorio destacar que en todo el proceso normativo del CIA estas normas se han enriquecido con la introducción y evolución de las nuevas tecnologías en el campo descriptivo.
El análisis de funcional de los documentos y sus productores, observado por Schellenberg, es punto de partida para que en 2008 se dé un paso definitorio con la publicación de la ISDF (International Standard for Describing Functuons) para la descripción de las funciones asociadas a los archivos. También, en este año se publica la ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) traducida al español por el Ministerio de Cultura de España como Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo.
Finalmente, se aprecia la riqueza de este tema, asumiendo la profundidad en la variedad de tipologías documentales custodiadas en los archivos y que yacen para ser analizados, dejando una deuda a la investigación para recorrer muchas de sus aristas.
