Por: María del Carmen Betancourt Iriarte.
La gestión documental es segura, ya que permite acceder al documento con un correcto uso independientemente del soporte y el período que lleven los documentos en la organización. Lo que, probablemente, no sea seguro es que los documentos no sean gestionados adecuadamente.
Es preciso insistir que, antes de introducir la gestión documental, hay que realizar un análisis de las necesidades institucionales porque en esta cohabitan diferentes conocimientos y modos de tratar a los documentos y el enfoque debe ir dirigido a el objetivo. La implementación de una cultura institucional en este tema podrá fin a las diversas maneras de actuación documental y para ello es determinante la existencia de un especialista que guíe y visualice las ventajas de esta tarea.
El costo económico de la gestión documental varía en función de las necesidades y del tamaño de la organización, más que el costo, el enfoque deberá dirigirse a la inversión. En el sector de la radio debe cumplir una serie de exigencias legales para la conservación de la documentación que varían dependiendo del tipo de que se trate y del tiempo que han de conservarse durante los periodos establecidos en las tablas de retención. La gestión documental sin duda permite archivar esta información y acceder a ella cuando se requiera, independientemente de los años de almacenamiento y del personal que haya intervenido en la creación y análisis de la misma.
En este sentido, es coherente destacar la gestión de riesgo como componente de la gestión de documentos donde se analizan el riesgo estratégico y nivel operativo en que las empresas deben establecer una buena gestión de sus documentos para mantener la seguridad de su patrimonio documental. Algo semejante ocurre, cuando se establece como indicador la realización de una eficiente gestión documental con calidad, ya que la integración de los procesos empresariales le permite guardar evidencias de sus acciones y decisiones.
La gestión documental es imprescindible para las empresas. Todas ellas generan documentos que ayudan a conservar la historia de la entidad, cumplir los requisitos legales de la conservación de documentos y aumentar la productividad de los trabajadores.
Diversas han sido las interrogantes y la mayor de ellas ¿a qué empresas debe aplicarse la gestión documental? Las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), así también, las grandes o cualquier organización necesitan, sin excepción, de la gestión documental para su ordenación.
