Por: María del Carmen Betancourt Iriarte
El aumento de los contenidos electrónico o digitales asciende en un 60% en las empresas, así como el interés de estas por resguardar los documentos poniendo énfasis en el empleo de métodos para potenciar su integridad, autenticidad y seguridad lo que trae aparejado la elaboración de procedimientos de trabajo en dicha tarea.
La integridad de los datos (ID) es un importante eslabón en la relación usuario/información y tiene un carácter determinante en cualquier organización y es que la ID supone disponer de datos confiables y con garantías, convirtiéndose en un subconjunto dentro de la seguridad de la información.
De modo que la información es una condición ligada a los datos y no al soporte donde es almacenada para luego ser consultada. De ahí, que al hacer un análisis de los contenidos dentro del proceso empresarial, indica que hay que poner atención a la seguridad en cada una de las acciones donde se involucre un documento y la información que contiene.
La Archivística como en cualquier rama del conocimiento, la información es materia prima para el desarrollo de las naciones. Asimismo, la seguridad de la información es un requisito importante para la organización a nivel internacional y las disposiciones jurídicas establecidas en este tema está siendo inflexible con las organizaciones y los profesionales que descuidan la responsabilidad que tiene en el trabajo con la información sensible y especialmente en la protección de los datos de los usuarios o clientes por malas prácticas en su uso.
La Organización Internacional de Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés) estableció la ISO 27001, para la certificación de los Sistemas de Gestión de Seguridad de la información en las empresas. En consecuencia este estándar se basada en el modelo BS 77992, el que se ha reajustado para alinearse a otras normas internacionales, añadiendo nuevas observaciones y enfatizando en las mediciones para la seguridad de la información y la gestión de ocurrencias.
Y en este vínculo se integran, la ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) y la ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental (SGA). Se enfatiza en la mejora continua en los procesos del sistema de gestión de seguridad de la información, en la precisión en los requisitos de la documentación e involucrando los riesgos mediante el modelo de Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (PDCA, por sus siglas en inglés), también en la protección de los bienes de la empresa, desde la información electrónica, los documentos en soporte papel, los activos fijos hasta los conocimientos y experiencia de los trabajadores en general.
La legalidad en materia de información es el gancho de anclaje para cualquier sistema en los que se establece como código ético la protección y la seguridad de la información no solo de los documentos que atesora sino de sus usuarios o clientes. Esto trasladado a cualquier entorno es la llave de garantía de la entidad.
