María del Carmen Betancourt Iriarte
A lo largo de la historia de la humanidad el hombre ha plasmado su quehacer en diferentes soportes para perpetuar la memoria. Sin embargo, las diferentes revoluciones propiciaron el desafío para el nuevo cambio a nuevos entornos y soportes, siendo el documento electrónico el punto de mira de esta nueva entrega de nuestra sección web: Patrimoniando.
Varios han sido los autores de libros y textos en ambiente archivístico y documental que se han referido al documento entre ellos Michael Buckland, y lo define como:
Un contenedor de información, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada.
Se denomina documento electrónico, si la información se encuentra almacenada en un dispositivo electrónico y su procesamiento no afecta la comprensión del mismo. Estos son el resultado de la relación entre el avance científico-técnico, el desarrollo económico, politico y social, donde se involucran las instituciones.
Según el “Manual para archiveros”, del Consejo Internacional de Archivos del Comité de archivos de gestión en entorno electrónico, de abril de 2005, el documento electrónico proporciona ventajas para la labor diaria. De manera que ha evolucionado como consecuencia de la vida moderna orientada hacia un entorno cambiante con el empleo de tecnologías de la información para el tratamiento documental en los archivos. En los archivos con el objetivo de garantizar la conservación de documentos electrónicos comprensibles y accesibles en el tiempo.
En el uso y tratamiento a los documentos electrónicos es posible apreciar que existen ventajas y desventajas, en la siguiente tabla podemos apreciar varias de ellas:
Ventajas…
- Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e indirectos.
- Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.
- Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y documentos.
- Permite el acceso en línea a los documentos desde cualquier lugar a través de Internet.
- Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento.
- Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son inmediatas.
- Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.
- Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).
- Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso y explotar al máximo la búsqueda de información.
- Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.
Desventajas…
- Incompatibilidad: no existe un estándar universal.
- Complejidad del documento electrónico.
- Control de fiabilidad y autenticidad
- La tecnología digital de imágenes es cambiante.
- Costos en la adquisición de lectores.
- Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.
- Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.
EN CUBA
El tratamiento de los documentos electrónicos la gestión de riesgo tiene una función significativa, por ello es determinante la implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGD), ya que en situaciones de desastres (naturales, físicos, químicos y biológicos) conocer los riesgos es vital para prever vulnerabilidades y establecer la planificación para cada uno de los procesos archivíticos.
En la Resolución 201 de 2020 del CITMA, se aprueban los Lineamientos para la Conservación de las fuentes documentales, se describe lo dispuesto para los documentos electrónicos.
