Por: María del Carmen Betancourt Iriarte
La disponibilidad de los documentos de archivo tiene importantes consecuencias, no solo en la transformación de la administración en una entidad, sino en diferentes ambientes como es en el trabajo, en los diferentes procesos incorporados en el ciclo vital de los documentos. De ahí que el control de la documentación, se centra en las diferentes aristas que conlleva a alertas de resguardo y seguridad.
Las empresas necesitan una manera de realizar el control de documentos en sus sistemas de gestión de la administración que se llevan a cabo dentro de la organización. De manera que los documentos constituyen procesos, manuales, procedimientos, normativas para el desarrollo de sus funciones y garantizando que la información este actualizada y disponible.
Con frecuencia se presentan inconvenientes o problemas que han de enfrentar las organizaciones en el control de sus documentos, algunos de estos se citan a continuación:
De manera que este tipo de dificultad implica riesgos, los que aparecen cuando existe un déficit de control de la documentación, surgidos de la propia naturaleza del mal manejo de las fechas de los procesos, de la insuficiente identificación de riesgos y observancia de oportunidades, de no tomar decisiones en el momento justo ante el análisis de la información fidedigna y en el tiempo previsto, estos son elementos que deben visualizarse cuando de control documental se trate.
No obstante, las instituciones en sus propuestas de objetivos deben plantearse aquellos específicos, que permitan ejercer un buen control de la documentación facilitando la elaboración, archivo y gestión de la información. Una buena gestión de documentos, economiza, reduce los tiempos y los costos. Además, permite la recuperación de información, preservando la memoria de la organización.
Realidad de la organización
Por otra parte, es preciso insistir en la realidad de la organización, evaluando el volumen o cantidad de archivos de gestión incidiendo en la calidad, factor clave en cualquier proceso, además para el control documental en el entorno empresarial.
Se consideran algunos criterios a tener en cuenta sobre el control de los documentos y de los que a manera de resumen se proponen:
En consecuencias estos criterios ayudan a una mejor comprensión de la importancia que reviste el control de los documentos desde su nacimiento en las oficinas productoras hasta el fin de su utilidad práctica. También, si le añadimos el empleo de la electrónica supone un importante reto para las organizaciones a través del uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), teniendo en cuenta, la necesidad de garantizar la seguridad del documento y su permanencia en el tiempo.
Las transformaciones en el control de los documentos y de los archivos con la agregación de las TIC, suponen un cambio significativo en la gestión de los gobiernos, las administraciones y los ciudadanos.
