Por María del Carmen Betancourt Iriarte
La migración de formatos en la Gestión Documental es un proceso complejo, pero muy necesario desde el momento en que se decide la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico en el Archivo de una entidad.
En este se presentan desafíos de carácter técnico, en que solo se habla de migrar documentos y agrupaciones de estos. De manera que el enfoque estará dirigido a la migración de los documentos gestionados en un gestor documental y en el que se inscriben un grupo de tareas que se tienen en cuenta para realizar cada una de las etapas de este proceso.
El análisis de los documentos, primera de las etapas de la Migración de formatos, es el escenario en el que se tendrán en cuenta: el volumen de la documentación, su originalidad, el formato de los ficheros originales y los metadatos. Estos, a su vez, eligen la carga masiva de documentos de modo que se puedan modificar los datos y la tipología documental. En este proceso se tiene en cuenta, también, el volumen, la descripción física por autor, fechas, ubicación, el diseño y desarrollo de los script de la documentación.
En la migración de formatos los script son los encargados de la obtención de información de la fuente original, almacenarla en un punto intermedio, transformar los metadatos y cargar los documentos. También, realizan la medición de la calidad de la migración en la que se pondrá especial énfasis en el tiempo en que se haga este proceso migratorio. Otros elementos a considerar también son la planificación, implementación y conservación.
Como consecuencia de todo lo antes expuesto, lograr una funcionalidad equivalente en la migración constituye un reto para la gestión documental, dado que muchas veces no se dispone de la información necesaria para realizar una migración adecuada.
Gestión de la Comunicación:
La Gestión de la Comunicación significa compartir. Ello, a su vez, implica el intercambio de informaciones, datos, ideas, opiniones, experiencias y actitudes entre las personas. Dicho intercambio la convierte en uno de los procesos más complejos e importantes de las relaciones humanas. Por esta razón se afirma que la comunicación, desde todas las perspectivas de estudio (organizacional, comercial, interpersonal), conforma un conjunto de instrumentos, estrategias y acciones importantes en el mundo empresarial. Además, al emplearla adecuadamente, puede llegar a convertirse en un factor clave del éxito en las organizaciones contemporáneas.
Por otra parte, su vínculo estrecho con la Gestión Documental la familiariza y entreteje con el conjunto de procesos que se desarrollan dentro de una empresa concreta.
Asimismo, la Gestión Documental, en todo el desarrollo del Sistema Institucional de Archivo, provee a la Gestión de la Comunicación de herramientas necesarias en el tratamiento de su documentación. Esto permite que cada una de sus funciones se describa adecuadamente en el curso de sus actividades para hacer llegar la información adecuada, teniendo en cuenta los niveles de responsabilidad para la estrategia empresarial.
En este orden, la comunicación constituye uno de los ejes en la gestión por procesos en la entidad, vinculándose a la Gestión Documental como sistema y permitiéndole, a esta última, identificar las series documentales dentro del cuadro de clasificación de la institución.
A modo de conclusión, C. Fernández (1991) considera que “la comunicación es el sistema nervioso de la empresa”. De manera que la gestión documental podría ser el cerebro porque contiene en su documentación la información que sustenta la evidencia en la gestión empresarial.
