Por María del carmen Betancourt Iriarte
En la actividad de información se habla de gestión documental y en atención a este término pudiera parecer que se está haciendo referencia a una expresión utilizada en contextos diferentes con disímiles significados. Sin embargo, siempre que es empleado hay que definir el ámbito de aplicación para no dar espacio a la duda.
En este sentido, la gestión documental se ha traducido del inglés como “records management” y se refiere a la gestión de la información surgida en la organización, ya sea donde se origina el documento, se registre o recepcione por la entidad, en el desarrollo de sus funciones y la relación que existe entre esta y el análisis de riesgo, sobre este interesante tema es nuestro artículo de hoy en la sección web «Patrimoniando».
Análisis de riesgo y la Gestión documental:
¿Qué se entiende por riesgo? Riesgo es contingencia, posibilidad, proximidad de que un bien pueda sufrir un peligro o daño. Los bienes varían desde la información contenida en un documento que se entrega para su traslado hasta las personas que trabajan o visitan la organización, pasando por los almacenes, archivos, las tecnologías, etc. Por ello, es importante que se estudie a la empresa en profundidad, así como conocer cada una de las actividades que se desarrollan en la misma, determinando los factores internos y externos que implican riesgos generales y específicos.
Estos riesgos y amenazas pueden clasificarse desde tres puntos de vista:
– Agente causante
– Sujeto receptor
– Ámbito o entorno
Agente causante: es el elemento, la situación o causa desencadenante, potencial o real, capaz de causar un daño o pérdida y se puede agrupar en grandes áreas de riesgos o amenazas diferenciadas entre los que podemos citar los relacionados con:
- Natural :Son los relacionados con fenómenos naturales (terremotos, maremotos, huracanes, tornados, inundaciones, etc) y los que pueden ocasionar cuantiosas pérdidas directas o indirectas a la institución.
- Biológico: Se refiere a los riesgos correspondientes a organismos y microorganismos vivos (bacterias, virus, bacilos).
- Tecnológico Son amplios y variados e incluyen las siguientes subdivisiones en la tabla siguiente se muestran cada una de las clasificaciones: Derivados o Derivados de actividades antisociales.
Según, Carlota Bustelo-Ruesta en el artículo Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos: desafíos y oportunidades, esboza, en el marco de la gestión documental, que no existe costumbre de trabajar con los conceptos de análisis de riesgos no obstante en la gestión de documentos es un componente esencial que nos permite tomar decisiones adecuadas. Existen al menos dos niveles de evaluación y gestión de riesgos en relación con la gestión de documentos:
– El nivel estratégico que permite evaluar cuáles son los riesgos de una organización si no gestiona adecuadamente los documentos que son la evidencia de sus actuaciones.
– El nivel operativo que evalúa los riesgos del mal funcionamiento de los distintos procesos de gestión documental.
En consecuencia, Bustelo enfatiza que se están realizando algunos intentos de relacionar el análisis de riesgos con la gestión de documentos, pero aún no se ha establecido una metodología ampliamente aceptada. Se espera que en los próximos años este sea uno de los aspectos que se desarrolle acercando la gestión de documentos a las técnicas de gestión de riesgos utilizadas en otros ámbitos de la gestión de las organizaciones y el management.
Por el momento lo que sí le podemos ofrecer son varias recomendaciones a las que debe prestar especial atención:
- Mantenga el archivo organizado, libre de elementos metálicos (ganchos clips, legajadores, cosedora), humedades o ambientes que puedan crear comodidad a las plagas.
- El archivo central debe estar debidamente organizado, en estantería especial y con las condiciones de humedad y temperatura controlada.
- El archivo central debe consultarse con las debidas normas de bioseguridad, aun, en ambientes controlados. (Guantes y Tapabocas)
- Evite contaminar el archivo nuevo con el archivo antiguo. Hágale el tratamiento correcto antes de seguir almacenando.
- Fumigue trimestralmente con elementos químicos amigables con el medio ambiente y por aspersión indirecta libre de químicos corrosivos.
- Controle Quincenalmente las trampas de insectos y los controles de roedores.
- Mantenga Ventanas cerradas en el archivo y evite la luz directa sobre el mismo.
- Utilice cajas especiales de archivo. No utilice “Cajas de Galletas” los materiales utilizados para estas cajas contienen altos niveles de acidez.
