Por: María del Carmen Betancourt Iriarte
La Comunicación Institucional (CI) es una arteria esencial dentro de la organización, sin ella no sería posible conocer cuáles son las proyecciones, acciones y líneas que impulsaran el trabajo de la entidad. Sin embargo, su relación con cada una de las áreas es vital, a lo que la Gestión documental (GD) no ha quedado al olvido y en esta relación el beneficio será mutuo.
De manera ilustrativa veamos el siguiente ejemplo:
En cada uno de los procesos que la CI realiza esta presente la gestión de la documentación por ello el vínculo entre estos dos elementos, como otros en una organización, es trascendental por la importancia que reviste la información y la documentación para el desarrollo de cualquier entidad.
La CI está inmersa en proyectos empresariales por su función con el objetivo de mantener la comunicación en todos los niveles de la organización. De modo que para ello la Gestión de la información (GI) y la GD son esenciales para tramitar correctamente los proyectos, dando espacio a la trazabilidad de esta documentación como eje cardinal a controlar en todas las fases de los proyectos.
Un componente básico en la CI es el Plan de Comunicación donde se inscriben las acciones que se llevarán a cabo a corto plazo, sin embargo, en la práctica, es tarea difícil en el alcance y control del volumen de documentos que se genera en un proyecto, así como la búsqueda y recuperación de la documentación.
