Por María del Carmen Betancourt
Los grandes volúmenes de documentos que nacen fruto de la actividad cotidiana en las organizaciones conducen, en muy diversas ocasiones, a la formulación de las interrogantes ¿qué documentos guardar?, ¿cuánto tiempo hay que conservar la documentación en una empresa?
Tales interrogantes se convierte en el conflicto que muchas entidades aún no han resuelto, aunque en la actualidad no pocas organizaciones intentan llegar a conclusiones que den respuesta a esta necesidad. Este es el tema escogido hoy para tratar en nuestra sección «Patrimoniando».
La Gestión Documental (GD) tienes entre sus actividades establecer los plazos de retención para los documentos en los archivos de gestión y las Tablas de Retención Documental (TRD) es probablemente la herramienta más importante para lograr consistencia, reducir riesgos y cumplir con las diferentes normativas que establecen este proceso. Para una correcta GD, las organizaciones deben garantizar que las TRD reflejen debidamente la información que almacenan en sus archivos.
¿Qué son las TRD?
En los Sistemas de Gestión Documental o Archivos la elaboración de las TRD constituyen una herramienta de valor relevante en el tratamiento documental y en este sentido la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G) la define como un instrumento que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, informes, etc. Los que se crean, utilizan y luego se almacenan para posteriores consultas o finalmente ser destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento? La experiencia documental sugiere separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su naturaleza y la necesidad de conservarlos.
En la actualidad con el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) han aparecido alternativas para proporcionar mayores espacios para el almacenamiento de la información con técnicas de solución al inconveniente de la cantidad de documentos que yacen en los fondos documentales. Las TIC han respondido con repositorios en la nube, organización de flujos de trabajo, las formas de compartir archivos entre usuarios que van desde la gestión manual a la digitalización e implantación de un software para la gestión de documentos.
Beneficios de la TRD:
Las TRD aportan a la administración beneficios para su mejor desempeño en la gestión de sus documentos, entre ellos se pueden visualizar:
- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Las disposiciones jurídicas referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, entre otros, son principios de las normativas aplicadas a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
- Permiten el manejo integral de los documentos.
- Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo.
- Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
- Identifican y reflejan las funciones institucionales.
- Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
