Por: María del Carmen Betancourt Iriarte
La Gestión Documental (GD) se centra no solo en la organización de la documentación, sino que permite, crear una cultura y ambiente de organización de los documentos que se generan en las entidades de manera que, si se quiere tener una empresa sobre rieles, la documentación debe estar organizada para la recuperación de estos.
Es trascendente no solo para ella sino también para el cliente a quien le preste un servicio, porque un expediente con la información requerida es una poderosa fuente de información y su conservación en los archivos es garantía de seguridad y resguardo de evidencias. De esta manera, el proceso de gestión documental está al amparo de los archivos y ante la interrogante ¿por qué son vitales y necesarios? La respuesta no estará distante de responder que estos son imprescindibles para las personas, las sociedades, las instituciones, pues sin su presencia el pasado estará en peligro, el presente amenazado y el futuro en cuerda floja.
La historia de la humanidad, la de las personas y las organizaciones, dejan a su paso estelas de conocimiento sobre acontecimientos, actuaciones jurídicas, personales y sociales. Sin embargo, no siempre se le da el valor que estos merecen. Los archivos custodian, preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento patrimonial nacional e internacional. Es por esto que son joyas de las naciones por la información que custodian, son garantías en la protección de datos, entes en el desarrollo de la investigación histórica y científica, apoyan la GD y facilitan la rápida localización de la información en las organizaciones. Parafraseando a José Martí, “toda la gloria del mundo cabe en un grano de maíz”, podemos decir que los archivos llevan sobre sí la gloria documental.
En los últimos años, asistimos al despertar del interés motivado por el Patrimonio Documental y los Archivos, al hacerse reflexivo el importante rol que desempeñan los documentos en la sociedad, no sólo como parte esencial de la memoria de los pueblos, sino también como soporte y garantía de los deberes y obligaciones de los ciudadanos, así como testimonio de la acción de las administraciones.
Por consiguiente, no es de extrañar que en los distintos niveles de la Administración Central del Estado Cubano, se estén reorganizando las estructuras reglamentarias y materiales para el funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos que permitan la ordenación de los documentos producidos y garanticen la protección del patrimonio empresarial.
Como resultado de grandes esfuerzos, los gobiernos se han tomado muy en serio el destino documental de los países, ya que estos son la identidad y permanencia como huella de pasado, presente y futuro de los pueblos.
