Por María del Carmen Betancourt Iriarte
Resulta evidente, pero poco analizado, la sincronía que se aprecia entre la gestión documental y la transformación digital. La primera yace en la evidencia del conocimiento plasmado en los documentos, la segunda con la responsabilidad de transformar y apoyar a aquella para no duplicar ni correr riesgos de asfixiar el espacio físico. Sobre esta interesante temática abordará el artículo que hoy le proponemos en nuestra sección Patrimoniando.
Cuando se habla de transformación digital, en la mayoría de los casos no aparece o no se menciona la gestión documental, sin embargo esta es la base donde se afianza la transformación digital. Una gran mayoría de empresas no gestionan con eficiencia sus procesos documentales, se propicia la duplicidad de documentos, elevados índices de consumo de papel y desorganización, e inciden otros eventos como pérdidas o extravíos de información.
La gestión documental es uno de los procesos que en la actualidad cobra significativa importancia. Constantemente se generan datos e informaciones en diferentes soportes y las organizaciones no tienen conciencia de que esta actividad garantiza la prudencia estratégica. Lamentablemente, las empresas no tienen la visión a priori sobre este “nuevo mercado” para atraer clientes al negocio y lograr mejores resultados en la gestión, agilizando la búsqueda y recuperación de la documentación para hacer frente a situaciones administrativas o legales que puedan surgir.
Descubrir herramientas que optimicen el ciclo de vital de los documentos, incluyendo los formatos, es algo trascendental para el correcto funcionamiento de las instituciones. En consecuencia, estas se centran en el obstáculo que significa asumir el cambio y sencillamente ven innecesaria la gestión documental, no desafían este modo de competir. Lo incuestionable es cuando se realiza una correcta gestión de documentos, disminuyen los costos, aumenta productividad y mejoran los servicios.
Por otra parte la gestión documental como proceso no solo se identifica con las tareas rutinarias de un Archivo, van más allá del escaneo de documentos impresos para convertirlos en digitales, es también interconexión con otros procesos como la gestión de información, del conocimiento y de calidad hacia toda la organización. El interés de las entidades debe estar más enfocado en la calidad de los contenidos y no en la cantidad de información generada.
La transformación digital se encuentra en plena efervescencia. Las grandes empresas están inmersas en este proceso de la misma manera que invierten en la compra de equipamiento para la digitalización. La opción, irremediable, es asumir la gestión documental abanderada en este nuevo desafío como solución para mejorar los resultados de las compañías, por la reducción de tiempo y dinero, haciendo posible soluciones integradas para impulsar la productividad.
Este paradigma viene a posicionarse evolucionando en el beneficio de las empresas, no solo con la reducción de papel si la mirada es al ahorro de este insumo con la digitalización, es más que llevar al documento de un soporte a otro, es optimizar espacios físicos, es automatizar los flujos documentales, agilizar su operatividad, mejorar la satisfacción del cliente y la relación con proveedores con eficiencia.
Los archivos y oficinas sin papeles siguen siendo conceptos en proyecto para un gran número de organizaciones a nivel internacional. Sin embargo este concepto debe extenderse hacia el de empresa digital, y debe ser capaz de gestionar toda la información y documentación en el nuevo entorno, aún no todas están preparadas porque a mediano plazo no se conseguirá eliminar papel, pues este tema está en el lente del observatorio mundial porque sigue existiendo el soporte impreso. Se necesita inversión y análisis para que el llamado a una “empresa sin papeles” se escuche.
